گزارش فروش زمانی ارزش دارد که به یک تصمیم مشخص کمک کند. دیدن چند نمودار رنگی یا افزایش مبلغ فروش، به‌تنهایی کافی نیست. مدیر باید بداند چه چیزی تغییر کرده، علت احتمالی آن چیست و چه اقدامی می‌تواند انجام دهد. گزارش مناسب، اطلاعات روزانه را به تصویری قابل بررسی تبدیل می‌کند؛ تصویری که نقاط قوت، مشکلات و فرصت‌ها را نشان می‌دهد. برای استفاده از این تصویر، ابتدا باید معنی عددها و محدودیت‌های آن‌ها را شناخت.
قبل از گزارش، سؤال خود را مشخص کنید
شروع تحلیل با سؤال، از بررسی بی‌هدف عددها جلوگیری می‌کند. آیا می‌خواهید علت کاهش فروش را پیدا کنید؟ بدانید کدام کالا به خرید مجدد نیاز دارد؟ اثر تخفیف را بسنجید؟ یا مشتریان فعال را شناسایی کنید؟ هرکدام از این سؤال‌ها به اطلاعات و مقایسه متفاوتی نیاز دارند. یک گزارش کلی ممکن است برای همه آن‌ها پاسخ کافی نداشته باشد.
برای مثال، اگر سؤال درباره افت فروش است، فقط مبلغ کل را بررسی نکنید. تعداد سفارش‌ها، تعداد کالاهای فروخته‌شده و میانگین مبلغ هر سفارش نیز می‌توانند سرنخ بدهند. شاید مشتریان کمتر مراجعه کرده‌اند، شاید سفارش‌ها کوچک‌تر شده‌اند یا محصولی مهم موجود نبوده است. انتخاب سؤال مشخص، مسیر بررسی را کوتاه‌تر و نتیجه را کاربردی‌تر می‌کند.
مبلغ فروش با پول دریافت‌شده تفاوت دارد
ممکن است فاکتوری ثبت شده باشد، اما وجه آن هنوز دریافت نشده باشد. بنابراین مبلغ فروش و مبلغ دریافت‌شده دو مفهوم متفاوت هستند. کسب‌وکاری که فروش اعتباری دارد، باید علاوه بر فروش، وضعیت مطالبات و زمان دریافت آن‌ها را بررسی کند. افزایش فروش در چنین مجموعه‌ای الزاماً به معنای افزایش فوری پول در دسترس نیست.
همچنین باید مشخص باشد گزارش از چه فاکتورهایی ساخته شده است. آیا پیش‌فاکتورها در محاسبه حضور دارند؟ فاکتورهای لغوشده حذف شده‌اند؟ مرجوعی و تخفیف چگونه لحاظ می‌شوند؟ پاسخ این پرسش‌ها به تنظیمات و ساختار نرم‌افزار وابسته است. پیش از نتیجه‌گیری، تعریف گزارش را بررسی کنید تا عددی را با معنایی متفاوت از واقعیت تفسیر نکنید.
فروش بالا همیشه نشانه سود بیشتر نیست
مبلغ فروش نشان می‌دهد چه مقدار معامله ثبت شده، اما به‌تنهایی سودآوری را مشخص نمی‌کند. دو کالا ممکن است مبلغ فروش مشابهی داشته باشند، درحالی‌که هزینه تأمین و حاشیه سود آن‌ها متفاوت باشد. تخفیف‌های زیاد، مرجوعی و هزینه‌های مرتبط نیز می‌توانند نتیجه را تغییر دهند. برای ارزیابی سود، باید داده‌های هزینه معتبر و روش محاسبه مشخص وجود داشته باشد.
اگر نرم‌افزار شما گزارش سود ارائه می‌کند، بررسی کنید چه هزینه‌هایی در آن محاسبه شده‌اند. ممکن است گزارش فقط اختلاف قیمت فروش و بهای کالا را نشان دهد و هزینه‌های عمومی کسب‌وکار را شامل نشود. چنین گزارشی می‌تواند مفید باشد، اما نباید بدون بررسی، معادل سود نهایی مجموعه در نظر گرفته شود. شناخت محدوده گزارش، شرط استفاده درست از آن است.
دوره‌های قابل مقایسه انتخاب کنید
مقایسه فروش یک ماه با ماه دیگر زمانی معنا دارد که تفاوت شرایط در نظر گرفته شود. تعداد روزهای کاری، تعطیلات، فصل فروش، تغییر قیمت و اجرای تبلیغات می‌تواند نتیجه را تحت تأثیر قرار دهد. اگر در یک دوره فروشگاه چند روز بسته بوده، کاهش مبلغ فروش الزاماً نشانه ضعیف‌تر شدن عملکرد روزانه نیست.
گاهی مقایسه با دوره مشابه سال قبل مفیدتر است؛ گاهی بررسی میانگین فروش روزانه تصویر روشن‌تری می‌دهد. همچنین افزایش مبلغ فروش ممکن است از افزایش قیمت ناشی شده باشد، بدون آنکه تعداد فروش بیشتر شده باشد. بهتر است مبلغ و تعداد را کنار هم بررسی کنید و عوامل مهم هر دوره را یادداشت کنید تا برداشت دقیق‌تری از تغییرات داشته باشید.
فروش را از چند زاویه بررسی کنید
گزارش کلی نقطه شروع است، اما جزئیات معمولاً علت‌ها را بهتر نشان می‌دهند. بررسی فروش بر اساس کالا، گروه محصول، مشتری یا شعبه می‌تواند مشخص کند رشد یا افت در کدام بخش رخ داده است. ممکن است فروش کل ثابت مانده باشد، اما یک گروه محصول رشد کرده و گروه دیگری کاهش داشته باشد. این تفاوت در عدد کلی دیده نمی‌شود.
بااین‌حال، تقسیم‌بندی بیش‌ازحد هم تحلیل را دشوار می‌کند. ابتدا بخش‌هایی را بررسی کنید که به تصمیم شما مربوط هستند. اگر هدف برنامه‌ریزی خرید است، گزارش کالا و موجودی اهمیت بیشتری دارد. اگر هدف بررسی مشتریان است، سوابق خرید و فاصله بین سفارش‌ها مفیدتر خواهند بود. هر گزارش باید به مسئله‌ای مشخص متصل باشد.
میانگین مبلغ سفارش چه چیزی نشان می‌دهد؟
میانگین مبلغ سفارش از تقسیم مبلغ فروش بر تعداد سفارش‌های همان محدوده به دست می‌آید. این شاخص کمک می‌کند اندازه معمول سفارش‌ها را بررسی کنید. اگر تعداد سفارش ثابت باشد اما میانگین مبلغ کاهش پیدا کند، شاید ترکیب کالاهای خریداری‌شده تغییر کرده یا مشتریان خریدهای کوچک‌تری انجام داده باشند. تغییر قیمت و تخفیف نیز باید بررسی شود.
میانگین به‌تنهایی تمام تصویر را نشان نمی‌دهد. چند سفارش بسیار بزرگ می‌توانند آن را تغییر دهند و رفتار معمول مشتریان را پنهان کنند. بهتر است در صورت امکان، توزیع مبلغ سفارش‌ها و سفارش‌های غیرعادی نیز دیده شود. هدف از شاخص‌ها پیدا کردن مسیر بررسی است، نه صدور حکم قطعی با یک عدد.
کیفیت اطلاعات را جدی بگیرید
نام‌های تکراری مشتری، کالاهای مشابه با کدهای متفاوت و ثبت دیرهنگام فاکتورها می‌تواند گزارش را منحرف کند. پیش از تحلیل‌های پیچیده، مطمئن شوید اطلاعات پایه منظم هستند. روش ثبت فروش، مرجوعی و دریافت باید برای کاربران روشن باشد. همچنین بهتر است مسئول بررسی خطاها و اصلاح اطلاعات مشخص شود.
برای تبدیل گزارش به اقدام، یک برنامه ساده بسازید: مسئله را تعریف کنید، چند شاخص مرتبط را بررسی کنید، علت‌های احتمالی را بنویسید و یک اقدام قابل سنجش انتخاب کنید. سپس در دوره بعد نتیجه را دوباره بسنجید. گزارش فروش زمانی به مدیریت بهتر کمک می‌کند که از صفحه نمایش فراتر برود و به تصمیمی روشن، مسئولیتی مشخص و پیگیری منظم تبدیل شود.